Quy Trình Mua Hàng Spa: Từ Đề Xuất Đến Nhập Kho

Cuối tháng, kế toán báo spa đã trả tiền ba lần cho cùng một nhà cung cấp tinh dầu, nhưng trong kho chỉ thấy hàng của hai lần. Hỏi ra thì một lần do quản lý ca đặt qua điện thoại, hàng giao thiếu nhưng không ai ghi lại; hoá đơn vẫn tính đủ và đã được thanh toán.

Chuyện này không đòi hỏi ai gian dối — chỉ cần mua hàng không có quy trình. Bài này mô tả luồng chứng từ từ lúc có người cần mua đến lúc trả tiền: ai đề xuất, ai duyệt, đơn đặt hàng ghi gì, kiểm hàng thế nào, xử lý thiếu thừa ra sao và đối chiếu hoá đơn trước khi thanh toán. Cách tính định mức và mức tồn tối thiểu đã có trong bài quản lý vật tư tiêu hao spa, không nhắc lại ở đây.

Một đợt mua hàng đi qua những bước nào

Nhìn tổng thể, mỗi đợt mua đi qua năm bước, mỗi bước để lại một chứng từ:

Spa nhỏ có thể một người kiêm vài bước, nhưng chứng từ vẫn cần đủ để sau này tra lại được.

Tách người đề xuất và người duyệt

Nguyên tắc cơ bản nhất: người đề xuất mua không tự duyệt cho mình. Kỹ thuật viên trưởng thấy sắp hết dầu massage thì lập phiếu đề xuất; chủ spa hoặc quản lý duyệt. Phiếu đề xuất ghi:

• Mặt hàng, quy cách, số lượng cần.
• Lý do: sắp hết theo mức tồn, dịch vụ mới, thay sản phẩm cũ.
• Mức tồn hiện tại tại thời điểm đề xuất.
• Ngày cần có hàng.
• Nhà cung cấp đề nghị, nếu có.

Người duyệt nhìn vào mức tồn và lượng dùng gần đây để quyết định số lượng, không duyệt theo thói quen "lần trước đặt bao nhiêu thì đặt bấy nhiêu". Đặt hạn mức: đơn nhỏ dưới một mức nhất định thì quản lý duyệt, đơn lớn hơn thì chủ spa duyệt.

So sánh báo giá trên cùng tiêu chí

Với mặt hàng mua định kỳ, không cần hỏi giá mỗi lần. Với đơn lớn, mặt hàng mới hay khi đổi nhà cung cấp, nên có ít nhất hai báo giá và so trên cùng tiêu chí: quy cách, hạn dùng khi giao, chi phí vận chuyển, thời gian giao, điều kiện đổi trả. Giá thấp nhất trên báo giá chưa chắc là rẻ nhất khi cộng phí giao và hàng lỗi phải đổi. Tiêu chí chọn và chấm nhà cung cấp lâu dài có trong bài đánh giá nhà cung cấp spa.

Lưu các báo giá cùng phiếu đề xuất để khi có câu hỏi "vì sao chọn nhà cung cấp này", câu trả lời nằm sẵn trong hồ sơ.

Tạo đơn đặt hàng rõ ràng

Đặt hàng qua điện thoại hay tin nhắn thoại là nguồn gốc của chuyện "tôi đặt 10 chai mà họ giao 12". Mọi đơn nên có dạng văn bản — email, tin nhắn chữ hoặc mẫu đơn — gồm:

• Số đơn để tra cứu, ngày đặt.
• Tên hàng, quy cách, mã sản phẩm của nhà cung cấp nếu có.
• Số lượng và đơn giá đã thống nhất.
• Ngày và địa điểm giao, đặc biệt khi spa có nhiều chi nhánh.
• Yêu cầu về hạn dùng tối thiểu khi giao, với mỹ phẩm và vật tư có hạn.
• Người liên hệ nhận hàng.

Gửi xong, lưu bản đơn vào hồ sơ mua hàng. Đơn này là căn cứ để đối chiếu ở hai bước sau.

Kiểm hàng khi nhận

Người nhận hàng nên là người khác với người đặt, và kiểm ngay khi giao, trước khi ký nhận:

• Đếm số lượng, đối chiếu với đơn đặt hàng, không đối chiếu với phiếu giao của nhà cung cấp.
• Kiểm quy cách, mã sản phẩm, đúng loại đã đặt.
• Xem hạn dùng trên từng lô, ghi lại để quản lý hạn dùng mỹ phẩm theo lô.
• Kiểm bao bì: móp, rò rỉ, niêm phong bị bóc.
• Chụp ảnh khi có hàng lỗi, trước khi mở thùng tiếp.

Ghi kết quả vào biên bản kiểm nhận hoặc phiếu nhập kho, có chữ ký của người nhận và người giao. Chỉ số lượng đạt mới được nhập kho.

Xử lý hàng thiếu, thừa và hàng lỗi

Chênh lệch nào cũng phải được ghi lại ngay, không để "lần sau bù":

Mọi thoả thuận với nhà cung cấp về việc giao bù hay giảm trừ cần có văn bản. Lời hứa qua điện thoại thường bị quên khi đến lúc tính tiền.

Đối chiếu hoá đơn trước khi thanh toán

Trước khi trả tiền, đặt ba chứng từ cạnh nhau: đơn đặt hàng, biên bản kiểm nhận và hoá đơn của nhà cung cấp. Chỉ thanh toán khi ba thứ khớp nhau về mặt hàng, số lượng và đơn giá. Nếu không khớp:

• Hoá đơn nhiều hơn số nhận: yêu cầu điều chỉnh hoá đơn, không trả phần chênh.
• Đơn giá trên hoá đơn khác đơn giá đã đặt: hỏi lại, không tự chấp nhận.
• Hoá đơn trùng với một lần đã thanh toán: đối chiếu số hoá đơn và số đơn đặt hàng.

Quy định về hoá đơn, chứng từ và thời hạn lưu trữ có thể thay đổi; hỏi kế toán hoặc người làm thuế cho spa để làm đúng bản hiện hành.

Lưu hồ sơ theo từng đợt mua

Mỗi đợt mua nên có một bộ hồ sơ gồm phiếu đề xuất, báo giá, đơn đặt hàng, biên bản kiểm nhận, hoá đơn và chứng từ thanh toán. Lưu theo tháng và theo nhà cung cấp. Bộ hồ sơ này giúp bạn:

• Trả lời câu hỏi của kế toán hay kiểm tra thuế mà không phải lục tin nhắn.
• Thấy nhà cung cấp nào hay giao thiếu, giao trễ, hàng hạn ngắn.
• Biết chi phí vật tư thật của từng tháng để tính giá dịch vụ cho đúng.

Spa có nhiều chi nhánh nên thống nhất một mẫu chứng từ cho mọi nơi; bài quản lý spa nhiều chi nhánh có thêm cách chuẩn hoá quy trình giữa các cơ sở.

Câu hỏi thường gặp

Spa nhỏ một chủ có cần quy trình mua hàng không?

Cần, nhưng gọn hơn. Chủ spa có thể tự đề xuất và tự duyệt, nhưng vẫn nên đặt hàng bằng văn bản, kiểm hàng khi nhận và đối chiếu hoá đơn trước khi trả tiền. Đó là ba bước chặn phần lớn thất thoát.

Ai nên là người nhận và kiểm hàng?

Người khác với người đặt hàng, nếu spa có đủ người. Như vậy sai sót của bước đặt hàng được phát hiện ở bước nhận, và không một người nào nắm trọn cả quy trình.

Nhà cung cấp giao thiếu nhưng hoá đơn tính đủ thì làm gì?

Ghi số thiếu trên biên bản kiểm nhận có chữ ký người giao, báo nhà cung cấp bằng văn bản và chỉ thanh toán phần đã nhận hoặc yêu cầu điều chỉnh hoá đơn. Không trả đủ rồi chờ giao bù.

Có cần lấy báo giá mỗi lần mua không?

Không cần với mặt hàng mua định kỳ đã có giá thoả thuận. Nên lấy báo giá khi đơn lớn, mặt hàng mới hoặc khi cân nhắc đổi nhà cung cấp.

Zenvia lo phần lịch hẹn để bạn tập trung vận hành

Zenvia không quản lý kho hay mua hàng; phần chứng từ vẫn làm theo quy trình của spa. Điều Zenvia hỗ trợ là số liệu đầu vào cho việc dự trù: tab Tổng quan trong cổng chủ spa cho biết số đơn trong tháng và những dịch vụ nổi bật, để bạn ước lượng vật tư sẽ dùng trong tháng tới thay vì đoán.

Xem Zenvia hỗ trợ phần lịch hẹn và số liệu những gì tại trang giới thiệu cho chủ spa.