Cách Đánh Giá Nhà Cung Cấp Mỹ Phẩm Và Vật Tư Cho Spa

Một đại lý chào dòng serum "hàng hãng, giá tốt hơn chỗ cũ", giao nhanh, nhân viên nhiệt tình. Ba tháng sau khách phản ánh kích ứng, spa tra lại thì lô hàng không có nhãn phụ tiếng Việt, đại lý không đưa được chứng từ nguồn gốc, số điện thoại cũng không còn liên lạc được. Khoản tiết kiệm trên hoá đơn nhập hàng không bù nổi một khách mất niềm tin.

Chọn nhà cung cấp spa là quyết định về an toàn cho khách trước khi là quyết định về giá. Bài này đưa ra các bước kiểm tra trước khi ký, cách tính giá thật và cách chấm điểm nhà cung cấp định kỳ.

Xác minh pháp nhân và nguồn hàng

Trước khi hỏi giá, hỏi "bạn là ai" và "hàng từ đâu":

• Pháp nhân: tên công ty, mã số thuế, địa chỉ đăng ký. Tra mã số thuế trên cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp để chắc công ty còn hoạt động.
• Vị trí trong chuỗi phân phối: nhà sản xuất, nhà nhập khẩu, nhà phân phối chính thức hay đại lý cấp dưới. Càng xa nguồn, càng cần giấy tờ chứng minh.
• Giấy uỷ quyền phân phối từ hãng hoặc nhà nhập khẩu, nếu họ nói là phân phối chính thức. Hỏi hãng để xác nhận nếu cần.
• Hoá đơn: nhà cung cấp xuất hoá đơn đầy đủ cho từng lần giao. Không có hoá đơn thì không có căn cứ khi hàng có vấn đề.

Nếu bạn đang chuẩn bị mở spa, đưa bước kiểm tra này vào danh sách việc trước ngày khai trương, cùng phần thiết bị và vệ sinh trong bài mở spa cần chuẩn bị gì.

Giấy tờ sản phẩm cần có

Mỹ phẩm lưu hành tại Việt Nam cần có hồ sơ theo quy định, như phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm do cơ quan quản lý tiếp nhận. Quy định cụ thể có thể thay đổi, nên hỏi nhà cung cấp và tự tra cứu trên cổng thông tin của cơ quan quản lý dược, hoặc hỏi luật sư, kế toán nếu bạn chưa chắc. Ở mức thực hành, yêu cầu:

• Thông tin công bố hoặc giấy tờ lưu hành của từng sản phẩm bạn nhập.
• Nhãn phụ tiếng Việt với thành phần, cách dùng, hạn dùng, số lô.
• Bảng thành phần đầy đủ, để kỹ thuật viên tra khi khách hỏi về dị ứng.
• Với hoá chất như dung dịch khử khuẩn, chất tẩy sơn gel: bảng dữ liệu an toàn của sản phẩm (thường gọi là SDS hoặc MSDS), hướng dẫn pha, bảo quản và xử lý khi tiếp xúc.
• Với máy móc: chứng từ xuất xứ, chất lượng, bảo hành, hướng dẫn sử dụng và bảo trì bằng tiếng Việt.

Nhà cung cấp nói "hàng xách tay, không có giấy nhưng chuẩn hãng" thì không nên dùng cho dịch vụ trên da khách.

Tính giá sau toàn bộ chi phí

Giá trên bảng báo giá hiếm khi là chi phí thật. Cộng đủ:

• Phí vận chuyển, và mức đơn tối thiểu để được miễn phí.
• Số lượng đặt tối thiểu — mua nhiều hơn nhu cầu nghĩa là tiền nằm trong kho và rủi ro hết hạn.
• Chiết khấu có điều kiện: đạt doanh số mới được, hay áp ngay.
• Hàng hỏng, hàng sắp hết hạn khi giao, và việc đổi trả mất bao lâu.
• Lượng dùng thực tế cho mỗi lượt dịch vụ: sản phẩm rẻ hơn nhưng phải dùng nhiều hơn chưa chắc đã rẻ.

Ví dụ minh hoạ: hai loại dầu massage, loại A rẻ hơn mỗi chai nhưng thấm nhanh nên mỗi lượt dùng nhiều hơn. Chia giá chai cho số lượt dùng được mới ra chi phí mỗi lượt để so. Chi phí này đi thẳng vào giá dịch vụ — cách tính có trong bài cách định giá dịch vụ spa.

Năng lực giao hàng

Hết sản phẩm giữa tuần là phải tạm ngưng dịch vụ hoặc dùng sản phẩm thay thế khách không quen. Hỏi rõ:

• Đặt hàng trước mấy giờ thì giao trong ngày hoặc hôm sau.
• Có giao tận nơi, giao theo lịch cố định không.
• Khi hết hàng thì báo trước bao lâu, có sản phẩm tương đương không.
• Giao hàng có kèm hạn dùng còn đủ dài không.

Với sản phẩm quan trọng, nên có sẵn một nhà cung cấp dự phòng đã được kiểm tra, dù không mua thường xuyên.

Xử lý lô lỗi và thu hồi

Thoả thuận trước khi có chuyện:

• Hàng lỗi, hàng giao sai, hàng móp méo được đổi trả trong bao lâu, ai chịu phí.
• Khi hãng thu hồi một lô, nhà cung cấp thông báo cho spa bằng cách nào.
• Khách phản ứng với sản phẩm thì nhà cung cấp hỗ trợ thông tin gì.

Phía spa, ghi số lô của sản phẩm đang mở dùng. Khi có thông báo thu hồi hay khách phản ánh, bạn biết ngay lô nào, dùng cho những lượt nào — cách ghi lô và hạn khi nhập có trong bài quản lý hạn dùng mỹ phẩm spa. Còn việc kiểm từng lần giao hàng thiếu, thừa, sai quy cách thuộc về quy trình mua hàng spa; ở đây chỉ bàn điều cần thoả thuận trước khi chọn nhà cung cấp.

Điều khoản thanh toán

• Thanh toán ngay, trả trước hay được công nợ, thời hạn bao lâu.
• Giá có cố định trong một khoảng thời gian không, báo tăng giá trước bao lâu.
• Mọi thoả thuận quan trọng ghi vào hợp đồng hoặc ít nhất là tin nhắn, email có thể lưu lại.

Đừng trả trước số tiền lớn cho nhà cung cấp mới chưa từng giao hàng cho bạn.

Chấm điểm nhà cung cấp định kỳ

Mỗi quý, chấm lại từng nhà cung cấp chính theo cùng một bảng. Trọng số dưới đây chỉ là ví dụ minh hoạ, bạn tự chỉnh theo ưu tiên của spa:

Nhà cung cấp điểm thấp hai kỳ liền thì bắt đầu thử nhà cung cấp dự phòng. Ghi lại lý do để lần sau không quay lại đúng lỗi cũ.

Câu hỏi thường gặp

Spa mới nên có bao nhiêu nhà cung cấp?

Với mỗi nhóm sản phẩm quan trọng, một nhà cung cấp chính và một nhà cung cấp dự phòng đã kiểm tra là đủ. Quá nhiều nhà cung cấp khiến việc theo dõi giấy tờ và số lô rối, quá ít thì rủi ro khi họ hết hàng.

Có nên nhập hàng xách tay giá rẻ không?

Không nên với sản phẩm dùng trên da khách. Không có hoá đơn, nhãn phụ và giấy tờ lưu hành thì spa không chứng minh được nguồn gốc khi có sự cố, và khó xử lý nếu khách bị kích ứng.

Đổi nhà cung cấp có cần báo khách không?

Nếu đổi sang sản phẩm khác cho một dịch vụ, nhất là dịch vụ da, nên báo khách quen và hỏi lại về dị ứng. Kỹ thuật viên cũng cần được hướng dẫn cách dùng sản phẩm mới trước khi làm cho khách.

Khi hết vật tư: tạm tắt dịch vụ trên Zenvia

Zenvia không quản lý kho hay nhà cung cấp cho spa. Điều Zenvia giúp được là khi một sản phẩm chưa về kịp, bạn tạm tắt dịch vụ liên quan trong tab Dịch vụ của cổng quản lý, khách sẽ không đặt mới được dịch vụ đó cho tới khi bạn bật lại. Lịch đã đặt trước đó vẫn được giữ, nên hãy liên hệ những khách này để họ huỷ rồi đặt lại dịch vụ khác hoặc ngày khác (cổng chủ spa chưa có nút đổi lịch), tránh việc khách tới nơi mới biết không làm được.

Tìm hiểu thêm tại trang dành cho chủ spa.